Henkilöiden lisääminen ja työskentelyoikeuksien määrittely
Vesa Walden
Uusin päivitys kaksi vuotta sitten
Tapahtuman henkilöstö lisätään HENKILÖSTÖ- sivulle, jossa ylläpidetään myös käyttäjien oikeuksia.
Tapahtuman henkilöstö lisätään omalle sivulleen, jossa ylläpidetään oikeuksia. Henkilöstössä olevia tietoja voidaan liittää tapahtumasuunnitelmissa oleviin kohtiin, esimerkiksi organisaatioon.
- Kirjoitusoikeus = Henkilö pääsee muokkaamaan ja lataamaan niitä tietoja, joihin annat oikeuden.
- Lukuoikeus = Henkilö pääsee ainoastaan lukemaan tietoja, mutta ei pysty muokkaamaan tai tulostamaan.
- Ei oikeuksia = Tieto ei näy käyttäjälle ollenkaan.
Oikeuksia hallinnoimalla pystyt käsittelemään tapahtumasi tietoja tietoturvallisesti, koska pystyt itse määrittelemään käyttäjän oikeudet tietoon. Esimerkiksi sähköposti toimii siten, että lähettäessäsi tiedon liitetiedostona tai viestinä, menetät silloin hallintaoikeuden lähettämääsi tietoon. Tiedon käyttäminen on sähköpostin vastaanottajasta kiinni. Jos taas annat Opensissa käyttäjälle lukuoikeuden tietoon, tämä pääsee katsomaan tietoja, mutta ei pysty lataamaan tai muokkaamaan tietoa. Voit siis tarvittaessa poistaa lukuoikeuden ja tieto pysyy hallussasi.
Muokkausoikeus kannattaa pitää tiedon hallinnoinnin takia tiimin ydinjäsenillä ja muokkaajina kohtuullisen pieni joukko omasta tiimistä. Kaikille ei oikeutta kannata antaa.
Tärkeintä on, että tapahtumasi tiedot ovat Opensissa ajan tasalla ja voit luottaa siihen, että viimeisin tieto on siellä, kun kirjaudut tapahtumaan. Valitse kunkin tiimin jäsenen kohdalla, mikä seuraavista työskentelytavoista on sopivin:
- Tiimin jäsenelle annetaan muokkausoikeus valittuihin sisältöihin ja tämä tekee suunnittelua itsenäisesti.
- Tiimin jäsen lähettää tietoja sellaiselle jäsenelle, kenellä on muokkausoikeus ja tämä hoitaa tiedon sijoittamisen Opensiin talteen.
- Tietoa muokataan ja tapahtumaa suunnitellaan yhdessä tiimin jäsenten kanssa palaverissa tai verkkokokouksessa, jolloin muokkausoikeudella varustettu käyttäjä toimii kirjurina ja kirjaa yhteisesti sovitut asiat ja sisällöt tapahtuman suunnitelmaan.
Voit rajata käyttäjän oikeudet tarkasti tapahtumassasi.
Voit lisätä organisaatioon myös pelkän yhteystiedon, jos ei ole tarve antaa oikeuksia tapahtumaan.