Tapahtuman aikataulun suunnitteleminen

Marika Kovanen

Uusin päivitys kolme kuukautta sitten

Opensissa tapahtuman aikataulun suunnittelulla saat yhdestä aineistosta otettua monenlaisia aikatauludokumentteja ulos. Voit esimerkiksi tulostaa pysty- tai vaakatulosteita, joiden sisällöt voit poimia tapahtuman aikataulusta.

Käynnistä video klikkaamalla kuvaketta.

Opens-aikataulutyöväline

1. Työväline toimenpiteiden aikatauluttamiseen tapahtumapaikalla 

2. Tuotoksena syntyy aikataulu sille aikavälille, jonka tapahtuman omistaja on määritellyt tapahtuma-ajaksi (valmistelut, live, purku)

Projektin aikatauluttamiseen kannattaa käyttää Tehtävät -toimintoa.

Nimikkeet:

- Kategoria: Otsikko, jonka alle siihen liittyvät merkinnät sijoitetaan

- Ohjelmapaikka: Esiintyjien ja ohjelmien merkintöjen sijoittaminen paikkojen mukaisesti.

- Merkintä: Aikataulusta varattu aika

- Setti: Esiintyjällä tai ohjelmalla oleva aikakokonaisuus

- Sorttaus: Näkymän tai tulostukseen otettavan aineiston lajittelu

- Tulostus: Ladattu PDF pysty- tai vaakamuodossa.

Aikataulun näkymät
Voit valita itsellesi sopivan työskentelynäkymän.
Aikataulua voit muokata ajolista- tai päivänäkymässä. Ajolista soveltuu hyvin esimerkiksi minuuttiaikataulun laatimiseen. Päivänäkymässä taas saat käsiteltyä omia aikataulukokonaisuuksia ohjelmapaikoilla ja kategorioissa, esimerkiksi jos on monta esiintymislavaa, niin voit käsitellä kunkin lavan oman aikataulun.
Voit sulkea näkymästä tarvittaessa kategorioita tai ohjelmapaikkoja, sekä valita niitä PDF dokumentteihin. Voit näin samasta materiaalista ottaa esimerkiksi tapahtuman kokonaisaikataulun ja kunkin esiintymislavan oman aikataulun PDF tulosteeksi.
Kahdenlaisia ohjelmapaikkoja

Rakenteet (esimerkiksi lava): Rakenteina lisättävät ohjelmapaikat lisätään Tekninen tuotanto, Rakenteet -kohdassa. Luo rakenne ja merkitse se ohjelmapaikaksi, niin aikatauluun tulee oma sarake tälle ohjelmapaikalle.

Muut ohjelmapaikat: Ohjelmaa on tarve aikatauluttaa paikkakohtaisesti sellaisissa paikoissa, jotka eivät ole rakenteita. Tälläisia voivat olla esimerkiksi kadunkulmat, sisäänkäynnit, tivolilaitteet jne. Nämä ohjelmapaikat voit lisätä suoraan aikataulunäkymässä.

Lisää sellainen ohjelmapaikka, joka ei ole rakenne, suoraan aikatauluun.
Esiintyjän tiedot päivittyvät aikataulussa
Esiintyjän ja aikataulun tiedot on synkronoitu.

Kun olet lisännyt Esiintyjät ja ohjelmat- kohdassa uuden ohjelmanumeron, voit muokata tämän aikataulua esiintyjän tiedoissa tai aikataulunäkymässä. Tieto päivittyy molempiin. 

VINKKI: Jos ohjelma on ns. minuuttiaikataulu, niin kannattaa lisätä ensin esiintyjät ja jättää esiintymisajat tyhjäksi. Ne on helppo järjestää ajolistanäkymässä oikeaan järjestykseen ja tieto siirtyy myös esiintyjän tietohin.
Voit lisätä halutessasi esiintyjän Huomioitavaa -kenttään lyhyitä ohjeita, jotka tulevat näkyviin aikataulun yhteyteen PDF tulosteessa.
Aikataulun laatimisen työvaiheet
1. Lisää ohjelmapaikat (rakenteet tai muut).

2. Lisää tiedossa olevat esiintyjät ja täydennä tarvittaessa.

3. Lisää haluamasi omat kategoriat.

4. Tee aikataulumerkinnät itsellesi sopivassa näkymässä.

5. Päivitä aikataulun valmiusaste työn edetessä.

6. Ota tarvittavat tulosteet aikataulusta tapahtumaan.

Muuta huomioitavaa
Aikataulumerkintöjä voit tehdä selaimella ja tabletilla. Kännykällä on katseluoikeus, sorttaus ja tulostus. Aikataulu kannattaa kännykällä tulostaa PDF:ksi, jolloin suurinta tekstiä on helppo lukea tapahtumaolosuhteissa.

Voit myös merkitä aikataulun kuuluvaksi tuotantosuunnitelmaan tai infomateriaaleihin. Tällöin näihin dokumentteihin muodostuu linkki aikatauluun ja tieto liitetiedostosta. Liitä haluamasi aikataulu omana dokumenttinaan näiden aineistojen liitteenä. 

Voit laatia tapahtuman aikataulua myös tiimityönä halutessasi ja antaa muokkausoikeuksia tiimisi jäsenille. Lue lisää aiheesta blogista

Tapahtuman aikataulun suunnitteleminen Opensilla on kätevää ja helpottaa työtäsi, kun voit ottaa olemassaolevasta materiaalista monenlaisia dokumentteja ulos. Lisäksi virheiden mahdollisuus vähenee, kun eri versioita ei ole jaossa.

Oliko tästä artikkelista apua?

0/0 lukijaa piti tästä artikkelista

Tarvitsetko yhä apua? Lähetä meille viesti