Tapahtuman suunnittelutiedon järjestys ja rakenne

Vesa Walden

Uusin päivitys 10 kuukautta sitten

Tapahtuman suunnittelutiedon järjestys ja rakenne on Opens -ohjelmiston keskeinen ominaisuus tapahtumien suunnittelussa. Kaikkien tapahtumien yhteisen järjestyksen avulla tieto löytyy nopeasti ja uudet henkilöt tiimissä saadaan opastettua nopeasti tehtäviinsä. Kun olet kerran oppinut tietorakenteen, löydät nopeasti tietoa mistä tahansa Opensilla suunnitellusta tapahtumasta.


Tietorakennetta voidaan rajata pieniin tapahtumiin ja poistaa sellaisia osa-alueita, joita ei tarvita.


Tapahtumatieto voi olla Opensissa: 1. Valmiisiin tekstikenttiin täytettyä tekstiä, 2. Liitteeksi ladattuja dokumentteja, 3. Opensin työkaluilla muodostettua suunnittelusisältöä. (Esim. pohjakuva tai aikataulu). Lisäksi voit hyödyntää muistiinpanotyövälinettä asioiden valmistelussa ja tapahtumaratkaisun muodostamisessa.

Tee tiedon tallentamisesta rutiini

Opensin tietorakenteen avulla löydät tarvittavat tiedot nopeasti, pystyt määrittelemään ketkä pääsevät näkemään tai käsittelemään tietoa.

Kannattaa tehdä itselle ja Opensissa työskentelevälle tapahtumatiimillesi rutiini tiedon viemisestä Opensiin. Suunnittelutietoa kertyy yleensä tuotantopalavereissa, alihankkijoilta sähköposteissa ja puhelimessa ja itse tietoa tuottamalla. Opensin tietokentissä olevaa tietoa voit hyödyntää esimerkiksi keikkainfoissa. Saat kokonaiskuvan tuotannon etenemisestä ja pystyt paremmin ennakoimaan toteutusta, kun tieto ovat helposti saatavilla.

Jos olet käyttänyt CRM -ohjelmistoa asiakastiedon hallinnointiin, on Opensin tuotantotiedon hallinnoinnissa vastaavia hyötyjä. Nämä tiedot eivät kuitenkaan mene itsestään talteen, joten siksi kannattaa luoda itselle rutiini jota ei tarvitse erikseen muistaa. Huomaat hyödyt nopeasti.

Tiedolla on looginen rakenne

Opensin tietorakenne on seuraavanlaisissa tasoissa:

1. Kirjautumisnäkymä: Näkymä jossa näkyvät omat tapahtumasi

2. Tapahtuman päävalikko: Päävalikko aukeaa kun klikkaat johonkin tapahtumaasi sisään. Voit palata tapahtumassa päävalikkoon ylhäällä olevalla painikkeella.

3. Pääotsikot: Suunnittelusisältöjen pääotsikot. Pääset sisältöön kun klikkaat otsikkoa.

4. Aiheet: Pääotsikoiden alla olevat alaotsikot, jotka ovat omina välilehtinään.

5. Sisältö: Aiheen alla oleva sisältö jakautuu: 1. Suunnitteluun annettaviin ohjeisiin, 2. Tapahtumaratkaisuun ja suunnittelusisältöön 3. Liitetiedostoihin 4. Kommentteihin


Tapahtuman tieto on jäsennetty tämän rakenteen mukaisisesti. Kun hallitset tämän rakenteen, sinä ja tiimisi jäsenet löytävät tarvittavan tapahtumatiedon hetkessä.

Tapahtumapohjan avulla tehokkuutta tuotantoon

Mitä tarkemmin pystyt tietoa dokumentoimaan, sitä enemmän saat hyötyä siitä. Toistojen avulla voit optimoida tapahtumaasi ja saada siten esimerkiksi kustannussäästöäjä syntymään. Tietomäärä on tapahtumissa iso ja siksi kannattaa tehdä tapahtumasta template, eli suunnittelupohja. Uusien tapahtumien tekeminen on nopeaa kun iso osa tiedosta tulee valmiina tapahtumapohjasta ja suunnittelu on tietojen muokkaamista. Lisätietoa tapahtumapohjista TÄSTÄ.

Päävalikko ylimpänä

Päävalikko on tapahtuma "keskipiste". Sieltä löytyvät seuraavat otsikot:

1. Määritykset: Tapahtumaprojektin taustatietoja joita voidaan hyödyntää mm. keikkainfoissa. Määrityksiä pääsee tuottajaoikeuksilla oleva käyttäjä käsittelemään.

2. Sisällöt: Tapahtuman suunnitteluaineistot.

3. Dokumentit: Tapahtumapaikan tiedot, Tuotantosuunnitelman muodostaminen, Keikkainfojen muodostaminen

4. Tehtävät: Tapahtuman tehtäväluettelo ja tehtävien kalenterinäkymä

5. Organisaatio: Tapahtuman eri tehtäviin ja rooleihin nimetyt henkilöt. (lisää ensin henkilöstöön)

6. Henkilöstö: Tapahtumaan liittyvien henkilöiden yhteystietojen lisääminen ja käyttöoikeuksien antaminen.

7. Asetukset: Tapahtuman tietojen muuttaminen, sisältöjen valinta ja tapahtuman päättäminen. Tarvitaan tuottajaoikeus näiden käsittelemiseen.


Tapahtumassa pääset päävalikkoon Opens -logon alla olevasta painikkeesta.

Tapahtuman sisältöjen pääotsikot

Sisällöt on jäsennetty kuvan mukaisesti pääotsikoihin. Pääset sisältöön laatikkoa klikkaamalla. Prosentit pääotsikossa tulevat sisällöissä olevasta etenemisvaiheesta. Prosenttikuvaus ei kerro tarkasti etenemisen tilaa, mutta sitä kannattaa käyttää kertomaan että pääotsikkoon on tallennettu tietoa. Etenemisvaihetta pääset muuttamaan kunkin aiheen alta.

Sisältöjen pääotsikot. Pääset eteenpäin klikaamalla sisältöä tapahtumassasi.

1. Sisältöjen pääotsikot: esim. Tekninen tuotanto

2. Aiheiden otsikot: esim. Valotekniikka

3. Sisällön otsikko: esim. Kohdevalot

4. Suunniteltu sisältö: esim. Kohdevalaistavat pisteet

Aiheet

Sisältö on jäsennetty seuraavan logiikan mukaan:

Voit rajata tiimisi jäsenten katselu- tai muokkausoikeuksia aiheiden mukaisesti. Jos annat oikeuden valotekniikkaan, käyttäjä näkee/ pystyy muokkaamaan sen alla olevia sisältöjä. Jos aiheeseen ei ole annettu oikeutta, aihe ei näy käyttäjälle.

Mieti kunkin tiimisi jäsenen osalta, annatko tälle työskentelyoikeuden vai laitatko vain talteen Opensiin hänen toimittamansa tiedot ja materiaalit. Katso lisätietoa oikeuksien antamisesta TÄSTÄ.

Suunnitteluohje

Suunnitteluohje -tekstikenttä on tarkoitettu esimerkiksi tuottajan antamaa ohjeistusta varten. Tähän voit kirjoittaa ohjeita, toiveita, reunaehtoja yms. asioita kyseisen asian suunnittelijalle. 

Sisällöt

Liitetiedostot

Voit lisätä uusia latauspainikkeita LISÄÄ-painikkeella ja ladata tiedoston tämän aiheen alle LATAA TIEDOSTO -painikkeella. Tyypillisiä liitetiedostoja ovat mm. oheet ja piirustukset, luettelot ja listaukset, valokuvat, todistukset, luvat yms. dokumentit.

Kommentit

Kommenttikenttä on viestiseinä, johon esimerkiksi suunnittelija voi jättää omat kommenttinsa ja kertoa miten oli ajatellut ratkaisun toteutuksen. Lisätystä kommentista näkyy viestin lisääjän nimi ja kommentin ajankohta.

Aineistopankki tiimin yhteisille materiaaleille

Jokaisessa tapahtumassa on käytössäsi aineistopankki tiiminne yhteisille dokumenteille. Aineistopankin käyttöoikeus tiimin jäseneltä voidaan rajata sisältö-otsikoiden tasolla.

Hyödynnä valmiita tietokenttiä tai lataa oma dokumentti

Voit täyttää valmiit sisältökentät tai ladata oman dokumenttisi sopivan otsikon alle.

Voit laatia sisältöjä täyttämällä valmiita tietokenttiä tai lataamalla aineistopankkiin tai suunnittelusisältöihin muualla suunniteltuja dokumentteja. + merkki lisää latauspainikkeen/tietokentän ja X poistaa merkintöjä. Kynän kuvasta pääset muokkaamaan otsikoita. Näin voit lisätä kaikki tarvittavat tapahtuman materiaalit yhteen paikkaan ja voit luottaa siihen, että kaikki tapahtuman tieto on hallussasi.

Vakioidut tiedon polut takaavat, että tieto löytyy aina nopeasti ja tiedot ovat hyvässä järjestyksessä riippumatta siitä, kuka oli tiedon lisännyt tapahtumaan. Tapahtuman suunnittelutiedon järjestys ja rakenne tuo merkittäviä hyötyjä tiimisi työskentelyssä.

Oliko tästä artikkelista apua?

0/0 lukijaa piti tästä artikkelista

Tarvitsetko yhä apua? Lähetä meille viesti