1

Tervetuloa Opens -käyttäjäksi

Lue tämä aluksi

Vesa Walden

Uusin päivitys kolme kuukautta sitten

Yleistä tietoa Opensista lisenssin omistajalle

Opens on tapahtumaprojektien käytännön toteutuksen suunnitteluun ja toteutukseen kehitetty ohjelmisto. Ohjelmiston kehittäjä on Feelbeat Oy. Ohjelmisto on kehitetty Suomessa.

Opensin periaate

1. Opens kokoaa jokaisen tapahtuman tiedot omaksi tietokannaksi, jolloin tiedät, että tarvittava tapahtumatieto löytyy yhdestä paikasta ja voit tarkkaan määritellä tapahtumakohtaisesti kuka pääsee käsittelemään tapahtumasi tietoja.

2. Tapahtumatieto tallennetaan vakioidun tietorakenteen mukaisesti, jolloin sinun on helppo työskennellä missä tahansa tapahtumassa, joka on Opensilla suunniteltu. Tiedon rakenteesta lisätietoja TÄSTÄ ja ohjemateriaalia TÄSTÄ.

Käyttäjäroolit

Opensissa on käytössä omat käyttäjäroolit, joita tarvitaan tiettyihin toimintoihin. Käyttöä hallinnoi lisenssin omistaja. Tärkeimmät roolit ovat omistaja ja tuottaja.


Rooleja ovat:

OMISTAJA = Avaa uudet tapahtumat, ylläpitää tapahtumapaikkoja ja tapahtumapohjia, sekä määrittelee tuottajat. Omistajaoikeuksien määrä vaikuttaa lisenssin hintaan. Katso lisää sivulta: Hinnoittelu. Omistaja- tai tuottajaoikeuksia voit tilata lisää myyntipalvelustamme tai voit siirtää oikeuden toiselle käyttäjälle.

TUOTTAJA = Tuottaja määrittelee tapahtuman asetuksia ja käyttäjiä. Tuottajaoikeuksien määrä vaikuttaa lisenssin hintaan.

VASTUUHENKILÖ = Tapahtuman organisaatioon voidaan nimetä osa-alueen vastuuhenkilö. Ei vaikutusta lisenssin hintaan.

SUUNNITTELIJA = Tapahtuman organisaatioon voidaan nimetä henkilölle suunnittelija-rooli. Ei vaikutusta lisenssin hintaan.

TOTEUTTAJA = Tapahtuman organisaatiossa käyttäjä voidaan merkitä toteuttajaksi, joka on työntekijä tapahtumassa tai toteuttaa laadittua suunnitelman osa-aluetta. Näiden määrällä ei ole vaikutusta lisenssin hintaan.


Omistaja hallinnoi venue-editorilla ja hallintapaneelilla.

Jos sinulla on omistajaoikeus, oman profiilisi valikossa näkyy: EDITORI ja HALLINTAPANEELI.


Editorissa on oma tapahtumapaikkojen tietokantasi, johon voit luoda uusia tapahtumapaikkoja ja muokata olemassaolevien tietoja. Hallintapaneelissa voit hallinnoida organisaatiosi jäsenten omistaja- ja tuottajaoikeuksia sekä ylläpitää tapahtumapohjia.

Jos omistajien, tuottajien tai tapahtumien kokonaismäärä täyttyy, sinun on joko tilattava lisää tai sitten voit poistaa MUOKKAA -valikossa tietokannasta tapahtumia tai vaihtaa omistaja- tai tuottajaoikeuden toiselle käyttäjälle.


Kun avaamme sinulle Opens lisenssin, olet itse ensimmäinen omistajaoikeuksilla oleva käyttäjä. Seuraavaksi sinun kannattaakin antaa muille organisaatiosi omistajille oikeudet. Omistajien kesken kannattaa sopia käytäntö tapahtumien avaamiseen, tapahtumapaikkojen perustamiseen ja tietojen ylläpitämiseen. Tekeekö kaikki omistajat tätä vai oletteko sopineet vastuuhenkilöt?


Tapahtumapaikkojen perustamiseen ja ylläpitoon löytyy oma ohje TÄSTÄ.

Tapahtuman suunnittelun vaiheet

Tapahtuman suunnittelussa on 4 päävaihetta:

1. AVAAMINEN: Tapahtuman avaaminen: Omistajaoikeuksilla oleva käyttäjä avaa tapahtuman

2. SUUNNITTELU:Tapahtuman suunnittelu tuottajan johdolla. Opensin idea on se, että mahdollisimman kattavasta tapahtumapohjasta aukeaa esiasetukset tapahtumaan. Näin suunnittelusta on paljon valmiina, mikä nopeuttaa työtä. Tapahtumapohjia tietokannassasi olevista tapahtumista voi tehdä omistajaoikeuksilla oleva käyttäjä. Tapahtumapohjista saat lisätietoa TÄSTÄ. Halutessasi voit ostaa tapahtumasuunnittelun verkkokurssin verkkokaupastamme TÄSTÄ tai voit tilata meiltä palvelun tapahtumapohjien laatimiseen.

3. LIVE: Suunnitelluista sisällöistä muodostetaan PDF -dokumentteja, joiden avulla johdetaan tapahtuman työntekijöitä ja toteutusta. Voit hyödyntää live-tilanteen johtamisessa Opens LiveAPPia, jolla saat jaettua dokumentit työntekijöidesi kännyköihin, annettua heille tehtäviä ja lähetettyä heille viestejä.

4. PÄÄTTÄMINEN: Tapahtuman aikana ja jälkeen kannattaa kirjoittaa Opensin raportteihin kehitysehdotuksia ja huomioita. Tapahtuman jälkeen omistajan kannattaa päivittää tapahtumapohjaan parannuksia seuraavaa tapahtumaa varten. Kun kaikki tapahtuman tiedot on saatu talteen, tuottajan tehtävä on päättää tapahtuma tapahtuman asetuksista. Tällöin tapahtuma siirtyy arkistoon ja kaikilta tapahtumaan liitetyiltä käyttäjiltä poistuu muokkausoikeus. Tapahtumia ei kannata jättää roikkumaan avoimena.

Uuden tapahtuman avaaminen

Lisenssisi omistajaoikeuksilla oleva käyttäjä avaa tapahtuman. Katso ohje TÄSTÄ.

Tapahtumaa avatessa voidaan siihen määritellä lisenssisi venuetietokannasta tapahtumapaikka, josta tulee pohjakuvat ja tapahtumapaikan tietoihin liitetyt dokumentit. Samalla tavalla voidaan jo avatessa valita oma tapahtumapohja, josta tulee esiasetukset tapahtumaan, sekä nimetä tapahtumat ja tuottajaoikeuksilla olevat käyttäjät hallintapaneelissa määrittelemillesi käyttäjille.


Joskus kuitenkin tapahtumapaikka tai tuottaja ei ole tiedossa, kun tapahtuma avataan tai tietoja on tarve muuttaa käynnistettyyn projektiin. Avattuun tapahtumaan voit tehdä näitä muutoksia tapahtuman asetuksista. HUOM! Tapahtumapohjaa ei kannata vaihtaa, jos suunnittelutyötä on jo tehty.

Tietoturvallisuus

Jokainen käyttäjä ylläpitää itse omia käyttäjätunnuksiaan ja omistajat ja tuottajat määrittelevät kuka pääsee käsittelemään tapahtumatietoa. Lukuoikeudella olevat käyttäjät voivat lukea, mutta eivät tulostaa tietoa. Katso lisää Opensin tietoturvallisuudesta TÄSTÄ. Kuten missä tahansa digitaalisessa alustassa, oman käyttäjätunnuksen salasana kannattaa olla vahva ja sitä ei kannata jakaa muille. Salasanan pääsee jokainen käyttäjä vaihtamaan omasta profiilista.

Tuki ja vikatilanteet

Jos jostain syystä tulee vikatilanne voit lähettää INFO-sivulta tukipalvelupyynnön. Saat ilmoitukset tuen etenemisestä. Tukipalvelusta lisätietoa TÄSTÄ. Jos tarvitset käyttökoulutusta tai suunnittelupalvelua, voit ottaa yhteyttä myyntiimme [email protected] tai 010 508 6690.

Oliko tästä artikkelista apua?

0/0 lukijaa piti tästä artikkelista

Tarvitsetko yhä apua? Lähetä meille viesti