Tapahtumaviestintä tiimissä
Vesa Walden
Uusin päivitys kaksi vuotta sitten
Tapahtumaviestintä on tärkeä osa johtamista ja tiimin yhteistoimintaa. Opensin tapahtumakohtaisella viestintätyökalulla voit muodostaa yksityis- tai ryhmäviestejä tiimisi kesken. Käyttäjien ei enää tarvitse seurata montaa eri viestintäkanavaa.
Tapahtumatiimien haasteena on usein se, että saapuneet viestit hukkuvat tietotulvaan tai samassa kanavassa viestitetään eri projektien asioita. Opensissa tämä asia on ratkaistu siten, että tapahtumaviestintä löytyy samasta paikasta missä tapahtuman kaikki muukin tieto on. Kun klikkaat itsesi tapahtumaan, käsittelet vain kyseisen tapahtuman asioita, et muuta.
Katso videolta ohje viestintätyökalun käyttämiseen.
Tapahtumaviestintä säilyy tietokannassa
Kaikki tapahtumaan liittyvä viestintä tallentuu tapahtumasi tietokantaan. Näin tiimisi työskentely helpottuu ja nopeutuu, kun löydätte viestit yhdestä ja samasta paikasta. Viestintä on osa tärkeää tapahtuman dokumentaatiota ja myös yksi keino todentaa tapahtumanjärjestäjän huolellisuusvelvoite. Viestejä pääsevät lukemaan ne, ketkä ovat viestiketjuihin liitettynä. Esimerkiksi kahdenvälistä viestintää pääsee lukemaan vain viestin vastaanottaja ja lähettäjä.
Saapuneet viestit
Viestit näkyvät profiilisi vieressä.
Viestit ovat aina tapahtumakohtaisia. Valitse ensin tapahtuma, jossa haluat lähettää tai lukea viestejä. Saapuneen viestin ilmoitus näkyy kuvakkeena profiilisi vieressä.
Klikkaa profiilista Viestit, jolloin pääset lukemaan saapuneen viestin.
Ilmoitus saapuneista viesteistä näkyy myös silloin, kun klikkaat profiiliasi.
Viestien lukeminen
+ merkkistä pääset lukemaan viestiketjua.
Klikkaa + merkkiä, jolloin näet koko viestiketjun. Voit sulkea viestiketjun - merkistä. Halutessasi pystyt järjestämään viestit lähettäjän ja päivämäärän mukaan.
Vastaa tai poista viestejä painikkeesta.
Saat viestin auki klikkaamalla aihetta. Viestin oikeasta laidasta pystyt vastaamaan viestiin tai poistamaan viestin. Viestit poistuvat vain omasta näkymästäsi.
Viestien lähetys
Uusi viesti luodaan painikkeesta ja viestin vastaanottajat valitaan henkilöstöstä.
Kun haluat lähettää uuden viestin, klikkaa Luo uusi viesti, jolloin voit lisätä yhden tai useamman vastaanottajan tapahtumasi henkilöstöluettelosta. Jos hakemaasi henkilöä ei löydy listasta, voit lisätä henkilön , jolloin pystyt lähettämään hänelle viestejä valitsemaasi tapahtumaa koskien. Katso tarvittaessa ohje henkilöiden liittämisestä tapahtumaan TÄSTÄ.