Tapahtumapaikan perustaminen
Vesa Walden
Uusin päivitys kaksi vuotta sitten
Oman tapahtumapaikan perustaminen Opens -ohjelmistossa on mahdollista tehdä Opensin editorilla. Voit määritellä kiinteät asetukset tapahtumapaikkaan, jotka ovat aina paikallaan, kun paikkaan avataan uusi tapahtuma.
Käynnistä video klikkaamalla painiketta.
Voit ladata tapahtumalle pohjakuvan seuraavina dokumentteina: pdf, doc, jpg, jpeg, png, txt, xls, xlm, xla, xlc, xlt, xlw.
Perustamisvaiheessa piirretään johonkin kohtaan viiva ja kerrotaan mikä viivan pituus luonnossa on. Opens skaalaa tästä viivasta koko kuvan mittakaavaan ja voit piirtää merkintöjä oikeissa mittasuhteissa ja mitata etäisyyksiä kuvasta. Usein kuvissa on mittaviiva valmiina, jolloin saat mitattua tarvittavan kohdan. Jos mittaviivaa ei ole, voit käydä mittaamassa esimerkiksi oviaukon leveyden tilassa, niin pystyt asettamaan mittakaavan sillä tiedolla.
Liitä tapahtumapaikkaan infomateriaalia
Voit liittää tapahtumapaikkaan info-materiaalia, toimintaohjeita, sääntöjä, turvallisuusaineistoja jne. Venue-info tulee näkyviin tapahtuman dokumentteihin, josta tapahtumasuunnittelijan on se helppo löytää. Hänen ei tarvitse poistua tapahtumasuunnitelmasta saadakseen tapahtumapaikasta tietoa.
Kannattaa liittää infomateriaaleihin myös. ns. hiljaista tietoa hyvistä käytännöistä ja suosituksista. Tämä parantaa onnistumisen mahdollisuuksia ja helpottaa kaikkien työtä.
Liitä tapahtumapaikasi info-materiaalia tapahtuman suunnittelua helpottamaan.
Tilojen ja merkintöjen nimeäminen
Tapahtumapaikkojen ja tilaan tehtävät merkinnät kannattaa tehdä tunnistettavasti. Esimerkiksi kävelykatuja ja toreja on useassa kaupungissa, joten paikat kannattaa nimetä siten, että siitä tiedetään minkä kaupungin katua tarkoitetaan.
Sama asia koskee merkintöjä tapahtumapaikassa, esimerkiksi sähkö- ja vesipisteitä. Näitä hyödynnetään pohjakuvan lisäksi myös muualla, kuten teknisen toteutuksen sähkö- ja vesipisteiden suunnitelmassa. Joissakin tapahtumissa on tarve liittää useita tapahtumapaikkoja samaan tapahtumaan. Jos esimerkiksi sähköpisteet on nimetty pelkällä numerolla, tulee näihin jakoluetteloihin useita samalla nimellä olevia pisteitä ja jakamiseen saattaa tulla virheitä. Kannattaa siis nimetä myös pisteet tunnistettavasti, esimerkiksi huoneen, kerroksen tai pohjakuvan nimen mukaisesti.
Muutosten tekeminen tilan tietoihin
Tapahtumapaikan tietoja on tärkeä päivittää. Tilassa saattaa tapahtua muutoksia esimerkiksi remonttien tai uusien hankintojen vuoksi. Monesti myös tapahtumapaikan tiedot täydentyvät vähän kerrallaan, jolloin on tärkeää täydentää paikan tietoja.
Voit päivittää tapahtumapaikan tietoja editorissa ja tekemäsi muutokset menevät myös avoinna oleviin tapahtumiin. Ainoastaan myynti- ja pöytäpaikkojen, sekä aitojen muutokset eivät mene tapahtumiin. Tämä johtuu siitä, että näihin kerätään tapahtumissa tapahtumakohtaista tietoa.
Kiinteiden asetusten muutoksella voi olla myös vaikutus järjestäjän tapahtumasuunnitelmaan, joten kannattaa informoida järjestäjää muutoksesta ja tehdä harkiten muutoksia silloin, kun tapahtumasuunnitelmia on auki. Muutokset eivät mene päätettyihin tapahtumiin, joten vanhojen suunnitelmien tiedot pysyvät sellaisina kuin ne oli aikoinaan suunniteltukin.
Tapahtumapaikka antaa raamit tilaisuudelle
Tapahtumapaikka antaa tapahtuman suunnittelulle reunaehdot: mitat, kapasiteetti, kantavuus, akustiikka, käytettävissä oleva aika, varustus jne. Tapahtumapaikan tiedot määrittelevät sen mitä tilassa voidaan ja mitä ei voida toteuttaa. Sillä on siis suora vaikutus esimerkiksi aikatauluun, budjettiin, ohjelmaan, tekniseen toteutukseen, turvallisuuteen, henkilöstöön ja logistiikkaan. Tämän vuoksi on tärkeää ylläpitää tietoja tapahtumapaikoissasi.
Voit liittää paikan tapahtumaasi myöhemmin
Joskus tapahtumaprojekti on käynnistettävä, vaikka tapahtumapaikka ei ole vielä tiedossa. Tapahtumapaikan perustaminen Opens -ohjelmistossa voidaan tehdä, vaikka tapahtumasuunnittelu on jo aloitettu. Tapahtumapaikan valinta saattaa olla vielä kesken tai tapahtumapaikasta ei ole saatu tietoja tapahtumapaikan perustamista varten. Projektille voidaan silloin kuitenkin suunnitella esimerkiksi aikataulua, budjettia, esiintyjätietoja jne. Opensin alue-editorissa voit hallinnoida tapahtumaan liitettyjä tapahtumapaikkoja ja lisätä niitä siinä vaiheessa, kun tiedot ovat valmiina.
Tieto on hyvää palvelua tapahtumapaikalta
Tapahtumajärjestäjä tarvitsee paljon yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta, jotta tapahtuma voidaan järjestää onnistuneesti. Tapahtumat eivät synny itsestään ja toteutus edellyttää huolellista suunnittelua. Tätä suunnittelua varten järjestäjä tarvitsee tietoa ja usein myös ohjausta tapahtumapaikalta. Katso blogikirjoitus aiheesta TÄSTÄ.
