2

Dokumenttien jakaminen Opens LiveAPPiin

Ohje, kuinka dokumentit jaetaan ja rajataan käyttäjille Opens LiveAPPiin

Vesa Walden

Uusin päivitys kaksi kuukautta sitten

Dokumenttien jakamisen tarkoitus

Ketkä lukevat dokumentteja?

Miksi dokumentteja kannattaa jakaa?

Mitä dokumentteja jaetaan? 

Miten vastaanottaja saa dokumentin luettavaksi?

Ketkä voivat jakaa dokumentteja?

Dokumentteja voivat jakaa ne käyttäjät tapahtumassasi, joilla on kirjoitusoikeus Dokumentit -kohtaan. Anna tarvittaessa oikeus HENKILÖSTÖ - valikosta.

Mitä dokumentteja voin jakaa Opens LiveAPPiin?

Voit jakaa Opensilla luotuja dokumentteja tai mitä tahansa itse Opensiin lataamiasi dokumentteja.

Dokumenttien jakaminen

Voit lisätä ja poistaa dokumentteja milloin tahansa tai muuttaa dokumentin näkyvyyttä.

Opensilla muodostettujen dokumenttien jakaminen

Opensilla muodostetut dokumentit ovat tapahtumasi sisältöjen tietokentistä muodostettuja yhteenvetodokumentteja. Katso erillinen ohje tietokenttien koonnista infodokumentteihin.

Omien dokumenttien jakaminen

Voit tallentaa minkä tahansa dokumentin jaettavaksi, esim. aikataulut, pohjakuvat jne.

Dokumenttien painikkeet

Jokaisella dokumentillasi on toimintopainikkeet.

1. Latauspainike, josta saat ladattua dokumentin PDF:ksi.

2. Näkyvyys ja dokumentin nimi, josta voi määritellä, kenelle dokumentti näkyy Opens LiveAPPissa.

3. Dokumentin poistamisen painike.

Dokumentin lukuoikeuden määritteleminen

Valitse dokumentille näkyvyys

Yksityinen dokumentti

Yksityinen dokumentti näkyy vain niille käyttäjille, joilla on tapahtumassa annettu kirjoitus- tai lukuoikeus tapahtuman dokumentteihin.

Julkinen dokumentti

Julkinen dokumentti näkyy kaikille tapahtuman henkilöstöluetteloon liitetyille Opens-käyttäjille. Vaikka käyttäjälle ei olisi annettu oikeutta mihinkään kohtaan, riittää, että hänet on lisätty tapahtuman henkilöstöluetteloon. Voit siis halutessasi kutsua käyttäjän normaalisti tapahtuman henkilöstöön ja luomaan itselleen käyttäjätunnuksen siten, että kaikissa kohdissa on asetuksena: Ei oikeuksia.

Rajoitetut dokumentit

Rajoitettu dokumentti on näkyvissä valituille henkilöstösi jäsenille tapahtumaorganisaatiosi osien mukaisesti. Voit esimerkiksi rajata dokumentin näkymään kaikille organisaatiossa TURVALLISUUS - osion alla oleville henkilöille. Tee siis ensin organisaation osat, niin ne tulevat näkyviin rajoitettujen dokumenttien vetovalikossa. Kun dokumentti on määritelty näkymään halutulle organisaation osalle, voit myöhemmin täydentää henkilöt organisaatioon ja heillä on dokumenttiin organisaatiosi mukainen lukuoikeus.

Rajoitettuun dokumenttiin voit valita organisaation osat, joille dokumentti näkyy. Valitse vetovalikosta organisaation osa ja klikkaa JAA.

Valintasi näkyy dokumentin tiedoissa ja voit tarkistaa myöhemmin dokumentin näkyvyyden tästä ja tarvittaessa muokata näkyvyyttä. X - poistaa valinnan.

Oliko tästä artikkelista apua?

0/0 lukijaa piti tästä artikkelista

Tarvitsetko yhä apua? Lähetä meille viesti