Dokumenttien jakaminen Opens LiveAPPiin
Ohje, kuinka dokumentit jaetaan ja rajataan käyttäjille Opens LiveAPPiin
Vesa Walden
Uusin päivitys kaksi vuotta sitten
Dokumenttien jakamisen tarkoitus
Ketkä lukevat dokumentteja?
Miksi dokumentteja kannattaa jakaa?
Mitä dokumentteja jaetaan?
Miten vastaanottaja saa dokumentin luettavaksi?
Ketkä voivat jakaa dokumentteja?
Dokumentteja voivat jakaa ne käyttäjät tapahtumassasi, joilla on kirjoitusoikeus Dokumentit -kohtaan. Anna tarvittaessa oikeus HENKILÖSTÖ - valikosta.
Mitä dokumentteja voin jakaa Opens LiveAPPiin?
Voit jakaa Opensilla luotuja dokumentteja tai mitä tahansa itse Opensiin lataamiasi dokumentteja.
Dokumenttien jakaminen
Voit lisätä ja poistaa dokumentteja milloin tahansa tai muuttaa dokumentin näkyvyyttä.
Opensilla muodostettujen dokumenttien jakaminen
Opensilla muodostetut dokumentit ovat tapahtumasi sisältöjen tietokentistä muodostettuja yhteenvetodokumentteja. Katso erillinen ohje tietokenttien koonnista infodokumentteihin.
Omien dokumenttien jakaminen
Voit tallentaa minkä tahansa dokumentin jaettavaksi, esim. aikataulut, pohjakuvat jne.
Dokumenttien painikkeet
Jokaisella dokumentillasi on toimintopainikkeet.
1. Latauspainike, josta saat ladattua dokumentin PDF:ksi.
2. Näkyvyys ja dokumentin nimi, josta voi määritellä, kenelle dokumentti näkyy Opens LiveAPPissa.
3. Dokumentin poistamisen painike.
Dokumentin lukuoikeuden määritteleminen
Valitse dokumentille näkyvyys
Yksityinen dokumentti
Yksityinen dokumentti näkyy vain niille käyttäjille, joilla on tapahtumassa annettu kirjoitus- tai lukuoikeus tapahtuman dokumentteihin.
Julkinen dokumentti
Julkinen dokumentti näkyy kaikille tapahtuman henkilöstöluetteloon liitetyille Opens-käyttäjille. Vaikka käyttäjälle ei olisi annettu oikeutta mihinkään kohtaan, riittää, että hänet on lisätty tapahtuman henkilöstöluetteloon. Voit siis halutessasi kutsua käyttäjän normaalisti tapahtuman henkilöstöön ja luomaan itselleen käyttäjätunnuksen siten, että kaikissa kohdissa on asetuksena: Ei oikeuksia.
Rajoitetut dokumentit
Rajoitettu dokumentti on näkyvissä valituille henkilöstösi jäsenille tapahtumaorganisaatiosi osien mukaisesti. Voit esimerkiksi rajata dokumentin näkymään kaikille organisaatiossa TURVALLISUUS - osion alla oleville henkilöille. Tee siis ensin organisaation osat, niin ne tulevat näkyviin rajoitettujen dokumenttien vetovalikossa. Kun dokumentti on määritelty näkymään halutulle organisaation osalle, voit myöhemmin täydentää henkilöt organisaatioon ja heillä on dokumenttiin organisaatiosi mukainen lukuoikeus.
Rajoitettuun dokumenttiin voit valita organisaation osat, joille dokumentti näkyy. Valitse vetovalikosta organisaation osa ja klikkaa JAA.
Valintasi näkyy dokumentin tiedoissa ja voit tarkistaa myöhemmin dokumentin näkyvyyden tästä ja tarvittaessa muokata näkyvyyttä. X - poistaa valinnan.